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Pourquoi faire du tri dans ma messagerie ?

Le quota de votre messagerie institutionnelle Zimbra est fixé à 1 Go par utilisateur. Il est important de nettoyer votre messagerie régulièrement pour ne pas vous retrouver submergé de mails inutiles et pour ne pas atteindre cette limite. Si vous dépassez le quota alloué, vous ne pourrez plus envoyer ou recevoir de nouveaux mails.

À savoir également que le stockage d'un mail dans votre messagerie, même s'il n'est pas consulté, consomme de l'énergie, car les serveurs tournent en permanence pour faire exister le mail et vous permettre de le consulter n'importe quand. En nettoyant votre boîte mail, vous participez, à votre échelle, à réduire la pollution numérique.

Comment savoir si je dois faire du tri ?

Pour connaître l’état de remplissage de votre boîte mail, référez-vous à la barre en dessous de vos prénom et nom une fois connecté au webmail Zimbra : en survolant cette barre avec votre souris, vous obtiendrez le pourcentage d’espace utilisé.

La couleur de cette barre change selon le taux de remplissage de votre messagerie :

• Si elle est verte, c’est que vous avez quelques mails stockés, mais que votre quota est encore largement suffisant pour que votre messagerie fonctionne normalement.
  
• Si elle devient jaune, c’est que vous commencez à atteindre un quota élevé de mail, vous devez penser à faire du tri.
  
• Si la barre devient rouge, il est urgent de faire du tri, sous peine de dépasser le quota alloué et de ne plus pouvoir recevoir ou envoyer de nouveaux mails.
  

Évidemment, une barre verte ou jaune ne vous dispense pas de faire du tri dans votre messagerie. Un tri régulier sera plus efficace et bien plus simple à gérer pour vous.

Comment faire du tri dans ma messagerie ?

Dans un premier temps, pensez à vider vos dossiers "Spam" et "Corbeille" en faisant simplement un clic droit sur le dossier en question, puis en cliquant sur "Vider le spam" ou "Vider la corbeille". Avant de faire cela, assurez-vous qu’aucun message important ne se cache dedans. Vous pouvez également vérifier votre dossier "Brouillons" et supprimer les mails inutiles qui peuvent parfois s'y trouver.

Outre le tri à la main, qui peut quelques fois suffire pour les boîtes qui ne contiennent pas beaucoup de mails, plusieurs autres solutions plus rapides et efficaces à plus ou moins long terme vous sont proposées dans le document "Solutions pour libérer de l'espace sur sa boîte mail" (également disponible dans l’encadré "Télécharger").

Vous pourrez notamment trouver comment mettre en place une durée maximale de conservation de vos mails, chercher uniquement les mails les plus volumineux et choisir de les supprimer ou de ne supprimer que les pièces jointes attachées, créer un filtre pour traiter automatiquement les mails volumineux, ou encore créer une archive pour les mails à conserver obligatoirement, mais que vous n’avez pas nécessairement besoin de consulter régulièrement.

Tous ces conseils sont bien sûr valables pour votre dossier "Réception" et vos dossiers personnalisés, mais aussi pour le dossier "Envoyés" que l’on oublie parfois.